Zarządzanie Projektem

Zarządzanie projektem jest procesem planowania, organizowania i zarządzania zasobami w celu osiągnięcia określonych wcześniej celów. Każdy z nas realizuje projekty na polu prywatnym czy biznesowym, nie zawsze będąc tego świadomym. Product Manager częściej niż inni członkowie działu marketingu zaangażowany jest w prowadzenie lub uczestniczy w wielu projektach, głównie związanych z zarządzaniem produktem.

Osiągnięcie wyznaczonych przez siebie celów zawsze jest efektem realizacji procesu zarządzania produktem. Każdy z nas jest Managerem projektu. Wprowadzając nowy produkt, przygotowując modyfikacje, zmieniając pozycjonowanie, planując podróż lub też remont mieszkania, zawsze realizujemy pewien projekt.

Zarządzanie projektem można określić kilkoma prostymi słowami: co, gdzie, kto, jak, na kiedy i za ile. Wszystkie te informacje zebrane w jednym miejscu i umieszczone na skali czasu tworzą dokument projektowy. Niestety nie ma jednej uniwersalnej metody zarządzania projektem, każdy projekt jest inny.

Dość dużo firm realizuje projekty marketingowe w sposób nie do końca uświadomiony i sformalizowany. Niby coś trzeba zrobić, niby są jakieś kierunki działania, niby jest ktoś kto powinien się tym zająć, ale tak naprawdę jest to droga do nikąd. Nowoczesne podejście do zarządzania projektami w czytelny sposób definiuje sposób i zarządzanie projektami i nie pozostawia miejsca na domysły czy przypuszczenia.

Najprostsza ścieżka przejścia przez projekt składa się z dwóch etapów.

Pierwszy to przygotowanie planu projektu.
Drugi natomiast to realizacja założonych elementów projektu, śledzenie postępów i ewentualnie modyfikacja.

Plan Projektu

1. Zdefiniowanie projektu – określenie celów i oczekiwanego rezultatu

2. Plan działania – przygotowanie harmonogramu działań

3. Zaplanowanie zasobów projektu – stworzenie zespołu projektowego i określenie działań

4. Zaplanowanie kosztów – przypisanie kosztów do każdego działania objętego projektem

5. Określenie zagrożeń i wytyczenie ścieżki krytycznej projektu

6. Zdefiniowanie sposobu komunikacji i weryfikacji postępów wewnątrz zespołu oraz do sponsora

Realizacja założonych elementów planu:

1. Śledzenie realizacji zaplanowanych działań

2. Nadzorowanie i ewentualnie modyfikacja timingu

3. Zarządzanie zasobami projektowymi

4. Kontrolowanie kosztów

5. Zarządzanie ryzykiem

6. Raportowanie statusu projektu do członków grupy projektowej oraz do sponsora

Dla mnie jako dla praktyka najważniejsze są dwa elementy całego procesu zarządzania produktem, precyzyjne określenie celu projektu i zdefiniowanie tego co będzie oczekiwanym rezultatem. Nie są to jak część osób myśli jednoznaczne elementy.

(Dla przykładu gdy realizujemy projekt zorganizowania urodzin przyjaciela celem projektu jest zorganizowanie uroczystości, zaproszenie gości itd. Natomiast oczekiwanym rezultatem może być np. 90% frekwencja gości oraz pełna satysfakcja jubilata oraz gości.)

Drugim kluczowym elementem jest zbudowanie zespołu roboczego oraz upewnienie się, iż każdy z członków zespołu jest w stanie zrealizować swoją część prac przy projekcie.

Najczęściej projekt jest pracą zespołową dzięki czemu szanse na powodzenie projektu są dużo większe. Nie od dziś wiadomo, że „co dwie głowy to nie jedna”. Systematyczne spotkania wszystkich uczestników projektu i wymiana informacji pomiędzy nimi ułatwia lokalizację zagrożeń oraz znajdowanie rozwiązań pojawiających się problemów. Członkowie zespołu powinni stanowić interdyscyplinarny zespół posiadający doświadczenia w różnorodnych obszarach.

Lider projektu najczęściej jest członkiem zespołu projektowego, który poza realizacją przypisanych sobie zadań w projekcie musi spajać grupę i motywować do efektywnej pracy. Zdobycie zaufania i wiarygodności u członków zespołu projektowego jest kluczowym elementem.

Samo wykształcenie, inteligencja czy doświadczenie zawodowe na niewiele się przydadzą jeśli Project manager nie zostanie zaakceptowany przez grupę, a grupa nie uzna go za lidera.

Pracę przy projekcie należy zaczynać ze swoim zespołem i budować klimat zaufania i współpracy. Należy pamiętać iż bez członków zespołu projektowego Project manager nie jest w stanie sam wiele zrobić. Na spotkaniach grupy roboczej należy wymieniać się pomysłami, organizować sesje burzy mózgów, wspólnie rozwiązywać problemy. Przewidywać i identyfikować potencjalne zagrożenia.

Przygotowany projekt musi angażować wszystkich członków grupy. Każdy z nich musi posiadać możliwość komunikacji z pozostałymi członkami grupy projektowej oraz z liderem projektu. Członkowie grupy powinni być przekonania co do słuszności projektu i swojego w nim udziału.

Nie powinno się na siłę rekrutować managerów do projektu bez ich własnego przekonania iż są w stanie wnieść pozytywne rozwiązania do projektu. Siłą nic nie będziemy w stanie zrobić.

Każde zadanie wykonywane przez członków zespołu powinno być dokładnie skwantyfikowane i określone czasowo. Każdy powinien znać plan i umieć określić jaki ma wpływ na wynik pracy innych managerów.

Koniecznie należy pamiętać również, aby każdy zakończony etap projektu został należycie uczczony. Nic tak nie motywuje do dalszej pracy jak docenienie wysiłku za właściwie wykonane zadania.

1 komentarz
  1. Maciej Adamów 8 lat temu

    Spojrzenie trochę teoretyczne, ale co do istoty się zgadzam. Do elementów najważniejszych dodałbym jednak śledzenie realizacji, ponieważ możemy wszystko świetnie zaplanować, świetnie zorganizować zespół, pracę, wyznaczyć cele etc., ale w połowie przewidywanego czasu realizacji zauważyć, że od tej pory czeka nas już tylko gonitwa za terminami (i nie wiedzieć dlaczego tak się to rozwinęło). Bardzo ważne są w tej materii narzędzia, ale to już inna bajka. Pozdrawiam.

Napisz komentarz

©2017 Product HERO - Portal Product Managera

lub

Zaloguj się używając swojego loginu i hasła

lub     

Nie pamiętasz hasła ?

lub

Create Account